MENGGUNAKAN FASILITAS MAIL MERGE PADA MS. WORD 2007

Mail merge adalah salah satu fasilitas yang disediakan oleh Ms.word untuk mempermudah pekerjaan kita dalam membuat surat atau sertifikat yang isinya sama tetapi tujuannya berbeda. Hanya saja ada sedikit perbedaan dalam proses pembuatannya pada Ms.word 2007 dengan versi sebelumnya, walaupun prinsipnya sama yaitu dengan membuat “Dokumen master” atau “Main document” yaitu dokumen yang berisi surat tersebut yang isinya sama, dan yang kedua membuat “data source” yaitu daftar yang bersi data (seperti :nama, alamat atau tempat tanggal lahir) yang kemudian kita gabungkan sehingga menjadi dokumen yang kita inginkan.

Berikut adalah langkah-langkah pembuatan dokumen massal pada Ms.word 2007

Membuat “Dokumen master” atau “Main dokumen”, sebagai contoh kita akan membuat sertifikat pelatihan dengan data source berisi nama, alamat, kota, dan program pelatihan yang di ikuti, setelah selesai membuat dokumen master maka kita akan melanjutkan pada langkah kedua,

Membuat Data Source

Berikut adalah cara-cara membuat data source pada Ms. Word 2007

Klik menu mailings pada toolbar atas, kemudian pilih start mail merge, setelah itu pilih select recipients. Pada menu ini terdapat tiga pilihan, yaitu :

Type New List, pilihan ini jika kita ingin membuat data source yang baru;

Use Existing List, pilihan ini jika kita ingin menggunakan data source yang ada;

Select from outlook contacts, pilihan ini jika kita ingin menggunakan data source yang berasal dari alamat outlook.

Karena kita akan membuat data source yang baru, maka kita pilih pilihan pertama yaitu “Type New List”

Setelah itu akan muncul kotak “New address list”, nah pada kotak inilah kita bisa mengisikan data-data yang akan kita gabungkan dalam dokumen master yang kita buat sebelumnya.

Apabila field yang disediakan oleh Ms.word tidak sesuai dengan yang kita butuhkan (dalam contoh ini field-field yang kita isikan adalah nama, alamat, kota, dan program) kita dapat menambahnya dengan mengklik tombol customize columns.

Setelah itu akan tampil kotak customize columns

Untuk menambahkan field-field yang kita butuhkan tekan tombol “add”, (dalam contoh ini tambahkanlah : nama, alamat, kota, dan program);

Untuk menghapus field tekan “delete”;

Untuk mengubah nama field tekan “rename”;

Setelah selesai menambahkan field-field yang kita butuhkan, maka kita kembali ke kotak “New address list” , selanjutnya kita akan mengisi field-field yang telah kita buat dengan data-data yang kita miliki :

Untuk menambah data tekan tombol New Entry

Untuk menghapus data tekan tombol “Delete Entry

Untuk mencari data tekan tombol “Find

Jika data yang kita masukkan sudah cukup, tekan tombol OK , setelah itu kita akan diminta untuk menyimpan data source tersebut,

Menggabungkan Data source kedalam Dokumen Master

Setelah kita membuat dokumen master dan data source maka langkah berikutnya adalah menggabungkan isi field yang kita buat tersebut kedalam dokumen master.

Berikut adalah langkah-langkahnya :

Letakkan kursor dimana data akan diletakkan;

Kemudian pilih menu mailings pada toolbar, setelah itu pilih select recipients, kali ini kita pilih use existing list,

Kemudian kita akan diminta memilih daftar field yang telah kita buat, pilih file yang kita simpan sebelumnya (lihat langkah 2.e), Setelah itu tekan open.

Kemudian pilih tombol insert merge field yang ada pada menu mailings,

Maka akan muncul kotak “Insert Merge Field”,

Kemudian pilih field yang ingin kita gabungkan pada dokumen master, setelah itu tekan tombol insert.

Melihat Hasil Dari Dokumen Master yang telah digabung

Untuk melihat hasil gabungan dari dokumen master dengan field yang kita masukkan, klik tombol Peview Result yang ada pada menu mailings.

Demikianlah, langkah-langkah dari membuat dokumen massal dengan mail merge pada ms. Word 2007

Bila ingin lengkap dengan gambarnya bisa download di sini atau masuk ke halaman download, dan download filenya

About these ads

12 comments on “MENGGUNAKAN FASILITAS MAIL MERGE PADA MS. WORD 2007

  1. wah.. thx bgt yah bang indra… perlu bgt neh.. jd tertolong deh…

    indra bilang

    sama-sama, terima kasih juga dah ngunjungi blog saya

  2. Mo nanya dikit boleh gak nih pak indra,
    saya sudah coba mail merge, ambil datanya dari excel
    problem yg saya hadapi ketika data nya berupa angka spt 1.111.111 yang tertulis di preview 1111111
    bagaimana caranya agar tampilan di excel sama dengan di word (mail merge?)

    Thanks

  3. pak indra, mo numpang nanya

    saya sudah mencoba mail merge ambil data dari excel, tetapi ada sedikit masalah ketika data di excel berupa angka spt 1.111.111, yang tampil di mail merge hasilnya 1111111, bagaimana agar tampilan di mail merge sama dg excel?

    thanks

  4. tolong kirimin ane tutorial mengenai mail merge untuk MS word 2007 lengkap dengan gambarannya mohon tolong ane X ini aje and tuk seterusnye okeeeeeeeee…. kikuk pls jawabanya yg cepet ke E-mail Ane zulkahfi1980@gmail.com

  5. Met kenal…
    begini bap Indra Yoga
    Saat ini saya menggunakan Windows XP 2007 sebelumnya saya mengunakan Windows 2008, kenapa ketikan saya membuat mail merge dengan menggunakan data dari excel yang telah saya buat kenapa setelah di merge data tersebut tidak sesuai dengan yang ada di excel ( data yang di excel ada menggunakan titik contohnya 13.000.000 dan yang terlihat setelah di merge 13000000 / tidak ada titiknya) kenapa dan bagaimana cara biyar data tersebut bisa sama
    mohon bantuannya
    trims …

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s